Hoe neem ik een buitenlandse werknemer in dienst?

Een buitenlandse medewerker aanwerven is vaak complexe materie. Dit zowel op administratief vlak als qua arbeidsrecht en sociaal recht. In deze blog sommen we de stappen op die jij, als werkgever, moet ondernemen wanneer je een buitenlandse werknemer in dienst neemt.

1) Vraag een Belgisch rijksregisternummer aan

Je zult steeds een Belgisch rijksregisternummer moeten aanvragen indien de buitenlandse werknemer meer dan 3 maanden in België verblijft. Blijft de werknemer minder dan 3 maanden in België? Dan volstaat het om een BIS-nummer aan te vragen.

2) Ga na wat de nationaliteit van de werknemer is

Indien de werknemer de nationaliteit van een EU-lidstaat heeft, volstaat het om een geldige identiteitskaart of een paspoort te hebben. Dat geldt ook voor inwoners van Zwitserland, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Komt de werknemer niet uit één van deze landen? Dan moet je nagaan voor welke periode de werknemer in België komt werken. Indien de werknemer maximaal 90 dagen komt werken, zul je een geldige arbeidskaart en een arbeidsvergunning moeten opvragen. Komt de werknemer langer dan 90 dagen werken, dan heeft hij een single permit nodig.

3) Stel een werknemersfiche op

Je zult de werknemersfiche van de medewerker in orde moeten brengen. Hiervoor zul je de persoonlijke gegevens van de medewerker moeten opvragen. Denk bijvoorbeeld aan het domicilieadres, verblijfadres, bankrekeningnummer, mailadres, telefoonnummer, naam, voornaam, etc.

4) Voorzie geschikte huisvesting en transport

Je bent verplicht geschikte huisvesting te voorzien indien de huisvestingsverplichting in de cao voor jouw bedrijfstak staat. Bij dit soort huisvesting komt heel wat specifieke wetgeving te pas. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kwaliteits- en veiligheidsnormen, vergunningen, brandveiligheid, etc. Zorg er dus voor dat je geschikte huisvesting voorziet die voldoet aan de eisen. Ook is het aangeraden om het nodige transport te voorzien voor de medewerkers indien de huisvesting niet in de buurt van het bedrijf ligt.

5) Schrijf de werknemer in bij een ziekenfonds

Je zal de werknemer correct moeten inschrijven bij een ziekenfonds. Want ook buitenlandse werknemers kunnen ziek worden of een ongeval hebben. Indien de werknemer niet correct ingeschreven is, zal de Belgische ziekteverzekering niet tussenkomen in de kosten.

6) Bepaal het loon en bijhorende extralegale voordelen

In tegenstelling tot wat er vaak gedacht wordt, zijn buitenlandse arbeiders niet goedkoper. Het is dus ontzettend belangrijk om op voorhand het loon te bepalen. Hiervoor zul je goed moeten aftoetsen wat een concurrentieel salarispakket inhoudt in het land van herkomst van de buitenlandse medewerker. Ook is het belangrijk om rekening te houden met verschillende elementen waaronder de onderneming in kwestie, de sector en de ervaring van de medewerker. Je zult tot een verloning moeten komen die een win-winsituatie oplevert.

7) Vertaal de nodige documentatie

Het kan goed zijn dat de werknemer de Nederlandse taal niet of slechts gedeeltelijk beheerst. Daarom is het aangeraden om de inhoud van belangrijke documentatie te vertalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werknemers- en veiligheidsinstructies. Hiervoor geldt geen wettelijke verplichting, maar er kan heel wat mislopen als de werknemer de instructies niet begrijpt.

8) Stel een contract op, sluit je aan bij een sociaal kantoor en vraag een arbeidsongevallenverzekering aan

Ten slotte zul je een Belgisch arbeidscontract moeten opstellen en zul je de medewerker correct moeten inschrijven. Ook zul je je moeten aansluiten bij een sociaal kantoor zodat er maandelijks een loonbrief kan opgemaakt worden en zul je een arbeidsongevallenverzekering voor de werknemer moeten aanvragen.

Schrikt deze administratieve rompslomp jou af? Het goede nieuws is dat je steeds bij ons terecht kunt voor advies en ondersteuning.

De voordelen van Axintor Interim?

• Wij ontzorgen jou volledig
• Je wint kostbare tijd
• Wij brengen steeds de nodige administratie in orde
• Bij vragen kun je steeds terecht bij een vaste contactpersoon
• Wij voorzien flexibele payrolling, de nodige huisvesting en transport

Heb je hulp nodig bij de aanwerving van een buitenlandse medewerker? Neem contact met ons op en wij helpen je graag.