Een buitenlandse medewerker aanwerven is vaak complexe materie. Dit zowel op administratief vlak als qua arbeidsrecht en sociaal recht. In deze blog sommen we de stappen op die jij, als werkgever, moet ondernemen wanneer je een buitenlandse werknemer in dienst neemt.

1) Vraag een Belgisch rijksregisternummer aan

Wanneer je buitenlandse werknemer langer dan 3 maanden in België verblijft, moet je een Belgisch rijksregisternummer aanvragen. Blijft je werknemer minder dan 3 maanden in België? Dan volstaat het om een BIS-nummer aan te vragen.  

2) Ga na wat de nationaliteit van de werknemer is

Als je werknemer de nationaliteit van een EU-lidstaat heeft, volstaat een geldige identiteitskaart of paspoort. Dat geldt ook voor inwoners van Zwitserland, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

Komt je werknemer uit een ander land, dan moet je nagaan voor welke periode je werknemer in België komt werken. Als de werknemer maximaal 90 dagen komt werken, zal je een geldige arbeidskaart en een arbeidsvergunning moeten opvragen. Komt je werknemer langer dan 90 dagen werken, dan moet je een single permit aanvragen.

3) Stel een werknemersfiche op

Je bent verplicht om een werknemersfiche op te stellen. Om deze fiche op te stellen, moet je de persoonlijke gegevens van je medewerker opvragen. Denk bijvoorbeeld aan het domicilieadres, verblijfadres, bankrekeningnummer, mailadres, telefoonnummer, naam en voornaam.

4) Voorzie geschikte huisvesting en transport

Zorg ervoor dat je buitenlandse medewerker niet naar België komt zonder te weten waar en onder welke omstandigheden die zal wonen, door de medewerker actief te begeleiden naar een woning. Dit kan je doen door informatie te geven over de huurmarkt, contacten te leggen met verhuurders, administratieve ondersteuning te bieden, enzovoort. Ook raden we je aan om het nodige transport te voorzien voor wanneer de huisvesting niet in de buurt van het bedrijf ligt.

Je kunt ervoor kiezen om een buitenlandse werknemer inschakelen via Axintor Interim. In dat geval voorzien wij huisvesting en transport. Onze huisvesting voldoet steeds aan specifieke wettelijke eisen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, vergunningen en brandveiligheid.

5) Schrijf je werknemer in bij een ziekenfonds

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je werknemer in te schrijven bij een ziekenfonds. Dit is cruciaal voor de dekking van medische kosten bij ziekte of ongeval. Indien je deze wettelijke verplichting niet nakomt, zal de Belgische ziekteverzekering niet tussenkomen in de kosten. 

6) Bepaal het loon en bijhorende extralegale voordelen

Er wordt vaak gezegd dat buitenlandse arbeidskrachten goedkoper zijn dan Belgische, maar dat is niet het geval. Wanneer je een buitenlandse werknemer in dienst neemt, ben je als werkgever verplicht om dezelfde loon- en arbeidsvoorwaarden te respecteren als die voor je vaste Belgische werknemers. Een buitenlandse werknemer werkt dus onder dezelfde voorwaarden als diens Belgische collega's. Het is dus van groot belang om een correct loon te bepalen en hierbij verschillende factoren in overweging te nemen, zoals de sector en de ervaring van de werknemer

7) Vertaal de nodige documentatie

Het kan goed zijn dat je werknemer de Nederlandse taal niet of slechts gedeeltelijk beheerst. Daarom raden we je aan om de inhoud van belangrijke documentatie, zoals werknemers- en veiligheidsinstructies te vertalen. Hiervoor geldt geen wettelijke verplichting, maar er kan heel wat mislopen als je werknemer de instructies niet begrijpt.

8) Stel een contract op, sluit je aan bij een sociaal kantoor, vraag een arbeidsongevallenverzekering aan en ga aan de slag!

Ten slotte zijn er nog een aantal administratieve zaken die je in orde moet brengen. Ten eerste moet je een Belgisch arbeidscontract opstellen en moet je je medewerker correct inschrijven. Daarnaast moet je je aansluiten bij een sociaal kantoor, zodat er maandelijks een loonbrief kan worden opgemaakt. Ten laatste moet je een arbeidsongevallenverzekering voor je werknemer aanvragen.

Schrikt deze administratieve rompslomp jou af? Wij nemen al je zorgen uit handen! Of je nu op zoek bent naar de perfecte kandidaat of al iemand in gedachten hebt, wij regelen alles van A tot Z:

Wat wij voor jou doen:

  • Selectie: Wij vinden de juiste kandidaat voor jouw vacature.
  • Verloning: We zorgen voor flexibele payrolling en tijdige uitbetaling.
  • Huisvesting en transport: Wij regelen kwalitatieve huisvesting en transport.
  • Administratie: Wij zorgen voor alle nodige documentatie en inschrijvingen.

Met ons win je kostbare tijd en ben je zeker van een correcte en zorgeloze aanwerving. Neem contact op en ontdek hoe wij je kunnen ontzorgen!